formal-writing

Як перемогти дракона, або Особливості формального листування

Як часто вам доводиться писати листи діловим партнерам? Чи достатньо впевнено Ви почуваєте себе, відсилаючи листа? У Вас є можливість вдосконалити свої уміння в діловому листуванні, прочитавши наступні поради.

  1. Розпочніть формальний лист з нейтрального привітання: Dear Sir/Madam або ж Dear Mr/ Ms Bond.  Якщо адресат вашого листа жінка, і Ви не впевнені в її подружньому статусі, зробіть галантний комплімент і зверніться до дами Dear Ms Bond.
  2. В наступному абзаці вкажіть ціль вашого листа. Намагайтесь бути лаконічними і помістіть мету повідомлення в одне або ж два речення (I am writing to…).

Далі відведіть три абзаци на основну частину листа. Ділові партнери завжди цінують логічність та стислість викладу. Бережіть час свій та отримувача. В основній частині надайте більш детальну інформацію. Намагайтесь кожен новий абзац приділити окремій смисловій темі.

  1. На завершення м’яко натякніть отримувачу на те, що Ви чекаєте якнайшвидшої відповіді та залиште свою контактну інформацію (I am looking forward to your respond. Please contact me).
  2. Завершіть лист фразами Yours sincerely (якщо Ви вказуєте на початку ім’я отримувача) або ж Yours faithfully (якщо Ви звертаєтесь до отримувача Dear Sir/Madam) та не залишайтесь таємничим анонімом – вкажіть своє ім’я. Крім того, Ви можете проявити свої етикетні skills, побажавши Best wishes/ Best regards.

Слідуючи цим важливим порадам щодо структури листа, не забувайте також про мову та стиль. Не варто використовувати сленг чи повсякденні вирази. Ви ризикуєте відлякати ділового партнера фамільярністю. Не застосовуйте також скорочень – докладіть мінімальних зусиль на те, щоб прописати повні форми. Варто не забути також про особливості написання модального дієслова can з часткою notcannot – між ними ми не ставимо пробілу. Пам’ятайте також, що у формальному листі слово please не варто виділяти комою (Please find my CV attached).

Звичайно, ці поради не позбавлять Вас всіх бід на світі, але створять Вам імідж вихованого та культурного кореспондента. Спробуйте відвести трішки свого дорогоцінного часу на слідування правилам ділового листування, і у Вас не тільки з’явиться відчуття, наче Ви перемогли дракона, а й Ваш бізнес-партнер буде приємно здивований і налаштований позитивно на подальшу роботу з Вами.

Correspond and Enjoy!